Επαγγελματικό email – Πώς να το χρησιμοποιήσετε σωστά

Σε αυτό το άρθρο θα δούμε κάποια βασικά στοιχεία για το επαγγελματικό σας email και μερικά tips για το πώς μπορείτε να το αξιοποιήσετε πλήρως. Ας ξεκινήσουμε!

Έχετε αποφασίσει να δημιουργήσετε, ή έχετε ήδη δημιουργήσει την διαδικτυακή σας παρουσία! Έχετε καταλήξει στην κεντρική σας ιδέα, η ιστοσελίδα σας είναι έτοιμη*, και εσείς ετοιμάζεστε για το νέο σας ξεκίνημα! Συγχαρητήρια🎉

Σύντομα θα ακούσετε την ερώτηση «….σε ποιο email μπορώ να σας στείλω;» Σίγουρα θα μπορούσατε να απαντήσετε εύκολα και γρήγορα, δίνοντας το προσωπικό σας email. Όμως το gmail ή το windowslive που είχατε φτιάξει με username τον αγαπημένο σας παιδικό ήρωα ή το πρώτο σας κατοικίδιο, δεν φαίνεται και πολύ επαγγελματικό (εεεεε batman@yahoo.com 🦇)

* Εάν όχι, ίσως μπορούμε να φανούμε χρήσιμοι! Επικοινωνήστε μαζί μας

Χρησιμοποιήστε το domain σας

Για το επαγγελματικό σας email, χρησιμοποιήστε το domain σας. Είναι η ταυτότητα σας στον online κόσμο και χαρακτηρίζει εσάς και την επιχείρηση σας. Ο καθένας μπορεί να έχει ένα @gmail, αλλά το @todomainmou.gr είναι αποκλειστικά δικό σας! Χρησιμοποιώντας το domain σας μπορείτε να τονώσετε το brand σας και εμπνέετε εμπιστοσύνη!

Σε περίπτωση που έχετε κατωχυρώσει και άλλα domain names, τα οποία οδηγούν σε ένα βασικό domain name, καλό θα ήταν να χρησιμοποιείται ως κεντρικό email για τις καθημερινές σας επικοινωνίες το βασικό domain name. Για τα υπόλοιπα domains μπορείτε να ορίσετε αυτόματους forwarders.

Η δημιουργία ενός email account (π.χ. info@todomainmou.gr) γίνεται πολύ εύκολα μέσα από το control panel του server σας (cPanel, Plesk κ.λπ.). Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να ορίσετε forwarders για τα emails σας, ώστε όλα τα emails που παραδίδονται σε μία διεύθυνση (π.χ. abc@todomainmou.gr) να προωθούνται αυτόματα σε μία άλλη διεύθυνση που θα επιλέξετε (π.χ. xyz@toallodomainmou.gr)

Χρησιμοποιήστε email clients

Ένας email client θα σας βοηθήσει να οργανώσετε και να αυτοματοποιήσετε κάποιες καθημερινές διαδικασίες που σχετίζονται με την λήψη και αποστολή emails.

Σε αντίθεση με το webmail (π.χ. horde ή roundcube), με έναν email client μπορείτε να έχετε πολύ πιο εύκολη διαχείριση της αλληλογραφίας σας, συντάσσοντας μηνύματα ταχύτερα, ρυθμίζοντας με πιο απλό τρόπο φίλτρα και φακέλους και έχοντας στην διάθεσή σας περισσότερες λειτουργίες.

Μερικοί από τους πιο διαδεδομένους και γνωστούς e-mail clients είναι οι:

  • Mozilla Thunderbird,
  • MS Office Outlook,
  • Mac Mail και πολλοί πολλοί άλλοι

Ένας πολύ βασικός λόγος για να επιλέξετε έναν email client είναι η χρήση φίλτρων. Με τα φίλτρα μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε την αλληλογραφία σας σε φακέλους και να μπορέσετε να ανατρέξετε γρηγορότερα σε κάποιο συγκεκριμένο μήνυμα (ή να αγνοήσετε κάποια απ’ αυτά 🙈). Για την κατηγοριοποίηση μηνυμάτων μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις ονομαζόμενες plus sign email διευθύνσεις.

TIP! Plus sign email διευθύνσεις

Μία διεύθυνση e-mail αποτελείται από δύο μέρη, το username (local part – π.χ. info) και το domain (π.χ. todomainmou.gr). Αυτή η διεύθυνση σας χαρακτηρίζει μοναδικά, όπως ακριβώς η ταχυδρομική διεύθυνση χαρακτηρίζει το σπίτι ή το γραφείο σας. Μπορείτε ωστόσο να τροποποιήσετε το πρώτο μέρος, προσθέτοντας ένα συν (+) μετά το username, ακολουθούμενο από οποιαδήποτε λέξη επιθυμείτε.

Με αυτό τον τρόπο δημιουργείτε διευθύνσεις της μορφής info+tag@todomainmou.gr που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όπως σας εξυπηρετεί. Για παράδειγμα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το info+newsletters@todomainmou.gr όταν εγγράφεστε σε ένα newsletter ή το info+bank@todomainmou.gr για τις ειδοποιήσεις του web banking σας.

Επιλέξτε σύνδεση IMAP έναντι POP3

Όταν ρυθμίζεται τον email client σας, σίγουρα θα έχετε δει την επιλογή για σύνδεση IMAP ή POP3. Αυτές οι δύο επιλογές αφορούν τον τρόπο με τον οποίο θα γίνει η λήψη των εισερχομένων μηνυμάτων σας. Η βασική διαφορά μεταξύ των δύο είναι ότι, το IMAP διατηρεί τα emails στον server, ενώ το POP3 τα αποθηκεύει τοπικά στην συσκευή σας και τα διαγράφει από τον server σας. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτά πρωτόκολλα, θα βρείτε στο άρθρο μας για τις ομοιότητες και διαφορές μεταξύ IMAP και POP3.

Προτείνουμε τη σύνδεση IMAP διότι είναι πιο σύγχρονο πρωτόκολλο και παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία. Σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στα emails σας από πολλές συσκευές ενώ έχετε και τη δυνατότητα για τοπική αποθήκευση επιλεγμένων emails. Παράλληλα, εφόσον τα emails σας παραμένουν στον server, έχετε αυτόματα backup.

Εάν για οποιοδήποτε λόγο θέλετε να χρησιμοποιήσετε σύνδεση POP3, δεν θα το πούμε σε κανέναν 🤐! Οι servers της Samsoft, υποστηρίζουν την χρήση και των δύο τρόπων, οπότε feel free να επιλέξετε τον τρόπο σύνδεσης που σας εξυπηρετεί περισσότερο!

Ενεργοποιήστε το φίλτρο SPAM

Τα SPAM email είναι πολύ πολύ ενοχλητικά. Εκτός αυτού, τα μηνύματα SPAM καταλαμβάνουν χώρο αποθήκευσης, ενώ κάποιες φορές ενέχουν και άλλους κινδύνους (phishing, malware κ.λπ).

Σίγουρα δεν μπορείτε να απαλλαγείτε 100% από τα SPAM emails, αλλά μπορείτε να μειώσετε τον αριθμό τους. Ενεργοποιώντας τα φίλτρα SPAM για το email account σας, όλα τα εισερχόμενα μηνύματα αναλύονται και συγκεντρώνουν μια βαθμολογία βάσει διαφόρων κριτηρίων. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που θα έχετε κάνει για το πόσο αυστηρό θα είναι το φίλτρο SPAM, τα μηνύματα κατατάσσονται ως spam ή όχι.

Εάν ένα μήνυμα κριθεί ως SPAM μπορεί να μετακινηθεί σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, να αλλάξει το subject line του μήνυμα ή ακόμα και να διαγραφεί αυτόματα. Με απλό τρόπο και ελάχιστες ενέργειες, κερδίζετε πολύ χρόνο από το να ελέγχετε και να διαγράφετε τα SPAM emails χειροκίνητα.

Στην Samsoft φροντίζουμε για εσάς και για αυτό όλα τα πακέτα hosting, έχουν εξ ορισμού ενεργοποιημένο το φίλτρο SPAM και χρησιμοποιούμε τους κανόνες SpamAssasin™!

Ας συνοψίσουμε…

Σε αυτό το άρθρο, τονίσαμε την σημασία του να χρησιμοποιείτε το domain σας για τις διευθύνσεις email. Επίσης είδαμε πως θα μπορούσε να βοηθήσει την καθημερινότητα σας η εγκατάσταση ενός email client και τέλος το πώς θα κερδίσετε χρόνο (και ενδεχομένως θα μειώσετε τα έξοδα σας) ενεργοποιώντας τα φίλτρα SPAM.

Ελπίζουμε να μην σας κουράσαμε και να βρήκατε αυτό το άρθρο χρήσιμο. Μείνετε συντονισμένοι για περαιτέρω tips!